La téléphonie cloud d’entreprise demeure une véritable révolution, disposant d’une myriade d’options et de fonctionnalités, permettant aux entreprises de gagner en productivité et de réduire les coûts liés à leur télécommunications.
Cette solution permet de passer des appels via une simple connexion internet, dans le monde entier avec une excellente qualité audio. Pour une PME, la décision de migrer vers la VOIP ne doit pas être prise à la légère, pour optimiser leur budget et avoir la garantie d’une solution performante.
Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas vers une migration optimale, claire et efficiente.
Pourquoi migrer vers la VOIP ?
Avec l’arrêt annoncé du réseau commuté, un grand nombre de structures s’attèlent à modifier leur solution de téléphonie. La digitalisation des entreprises permet ce tournant, car la téléphonie cloud repose sur l’utilisation d’internet pour passer des appels, qui de ce fait sont peu coûteux et qualitatifs.
Elle offre la possibilité d’unifier ses communications c’est-à-dire d’intégrer de divers outils de communication au sein d’une plateforme unique, incluant des fonctionnalités telles que la téléphonie, la messagerie instantanée, la vidéoconférence, les réunions en ligne, la présence en temps réel et la collaboration de documents.
Le but est de simplifier et d’optimiser les échanges au sein d’une entreprise, grâce à une interface unique.
Les étapes clés d’une migration vers la VOIP réussie
Quels sont vos besoins ?
Il faut considérer dans un premier temps les besoins et les ressources de l’entreprise :
- Le volume d’appels entrants et sortants
- Les fonctionnalités nécessaires (conférences téléphoniques et vidéos, transfert d’appel, messagerie vocale, SVI…)
- Infrastructure du réseau : assurez-vous de la performance de votre connexion et envisagez des modifications si nécessaire
Vos besoins en équipement téléphonique : vérifiez si votre matériel présent est compatible avec la téléphonie sur IP
Évaluez vos coûts de mise en place de la VOIP et gardez en tête qu’il s’agit d’un investissement. Prenez en compte les frais d’installation, la maintenance et la formation à l’utilisation du matériel.
Une fois toutes ces points pris en considération, la recherche d’un fournisseur de VOIP est un point clé. Ce dernier doit fournir une excellente qualité de service et de disponibilité ainsi qu’une fiabilité à toute épreuve.
Il doit pouvoir répondre aux besoins techniques, de formation ou de support de l’offre pendant toute sa durée de vie.
Ensuite, assurez-vous que leurs fonctionnalités répondent aux besoins de votre entreprise : l’intégration à d’autres systèmes, les appels internationaux, les transferts d’appels sont les points les plus recherchés.
La sécurité et le support technique doivent aussi faire part de vos critères. Votre fournisseur doit bénéficier d’une solution offrant une sécurité optimale, notamment contre les cybers attaques qui sont de plus en plus courantes.
En dernier lieu, et pas des moindres, le coût est une composante qui doit peser dans la balance : les frais d’installation, les frais mensuels, les coûts de matériel et de maintenance. Il est indispensable comprendre les détails des forfaits proposés et l’éventualité de frais supplémentaires pouvant s’appliquer.
Les retours clients et la réputation seront vos alliés. Nombreuses sont les entreprises affichant leurs clients sur le site internet, avec ces précieuses informations vous pourrez vous faire une idée de leur sérieux.
Préparer son réseau à l’arrivée de la VOIP de façon simple
Votre débit internet, la bande passante, doit être assez puissante pour passer des appels en VOIP. Votre technicien doit être en mesure de vous accompagner, ou votre service informatique ces divers points :
- La configuration du routeur,
- La qualité de service,
- L’élimination des congestions réseaux,
- La sécurité réseau,
- La formation des utilisateurs.
Configuration du matériel et de votre numéro
Votre technicien VOIP vous accompagnera sur la configuration du matériel au sein de votre entreprise, et doit être à même de vous attribuer votre nouveau numéro ou d’assurer sa portabilité via votre fournisseur de téléphonie.
Le technicien configure les équipements VoIP, tels que les téléphones IP, les passerelles VoIP ou les PBX IP. Il s’assure que les paramètres réseau sont corrects, que les codecs audio sont configurés et que les protocoles de signalisation appropriés sont utilisés.
Puis il sera temps de les fonctionnalités spécifiques de la VoIP que vous aurez demandé telles que la messagerie vocale, le renvoi d’appels, la numérotation abrégée, la file d’attente d’appels, etc.
Il devra effectuer des tests afin de s’assurer que tout fonctionne en interne mais aussi pour les appels entrants.
Le petit plus qui devrait faire pencher la balance dans le choix de votre fournisseur de téléphonie cloud, reste la disponibilité du technicien pour former les futurs utilisateurs au matériel, à la configuration et à la résolution des problèmes courants.
En conclusion, la migration vers la téléphonie cloud doit être orchestrée méthodiquement, en prenant en considération vos besoins, la qualité de votre réseau et les coûts liés à l’installation.
La sécurité demeure une composante essentielle dans votre parcours et vous devrez veiller à bien rechercher les fournisseurs répondant à ces critères, en les comparant, analysant leurs offres et en étant informés sur leur évolutivité.